Psikologi Manajemen : Tugas minggu ke-12

Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli:

1. Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. (Shannon & Weaver)

2. Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator. (Raymond S. Ross).
3. Komunikasi adalah pengalihan suatu pesan dari satu sumber kepada penerima agar dapat dipahami. (Alo Liliweri).

Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, dan menunjukkan sikap tertentu seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut komunikasi nonverbal. Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.

1. komunikator
   Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah proses komunikasi.Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan.Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, namun juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung.
2. Pesan
   adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke oranglain.Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin pesan terbagi menjadi dua, yakni pesan verbal dan non-verbal. Pesan verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya menggunakan kata-kata, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan apa yang didengarnya.Sedangkan, pesan non-verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya tidak menggunakan kata-kata secara langsung, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan gerak-gerik, tingkah laku, mimik wajah, atau ekspresi muka pengirim pesan.Pada pesan non-verbal mengandalkan indera penglihatan sebagai penangkap stimuli yang timbul.
3. Penerima
   adalah pihak yang memperoleh pesan atau stimulus yang dikirmkan oleh sumber. Stimulus yang diterima tersebut dapat terdiri dari beraneka ragam bentuk, seperti kata-kata, tulisan, gerak-gerik, mimik muka, ekspresi wajah, sentuhan, aroma, serta perbuatan atau tingkah laku lawan bicara.Selanjutnya, peran penerima adalah mencerna dan menanggapi stimulus tersebut dengan mendengar, melihat, membau, atau merasakan.Secara garis besar, penerima dapat terbagi menjadi penerima aktif dan penerima pasif.Penerima pasif adalah orang yang hanya menerima stimulus yang datang kepadanya, tanpa memberikan tanggapan serta umpan balik (feedback).Sedangkan, penerima aktif adalah orang yang tidak saja menerima stimulus yang datang kepadanya, tetapi juga memberikan tanggapan atau feedback secara aktif (berkelanjutan) kepada pengirim.
4. Feedback
   Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak
   Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

Sumber

1. Rogers, Everett. M, & Shoemaker F. Flaoyd. 1971, Communication of Inovation. London: Free Press Macmillan Publishing.
2. Onong Effendy Uchajana. 1990. Ilmu Komunikasi, Teori dan Parktek. PT Remaja Rosda Karya, Bandung.
3. Deddy Mulyana, 2002, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosda Karya Bandung.

Tugas minggu ke-11, Empowerment, stress dan konflik

Definisi Konflik

Konflik adalah adanya pertentangan yang timbul di dalam seseorang (masalah intern) maupun dengan orang lain (masalah ekstern) yang ada di sekitarnya. Konflik dapat berupad perselisihan (disagreement), adanya keteganyan (the presence of tension), atau munculnya kesulitan-kesulitan lain di antara dua pihak atau lebih. Konflik sering menimbulkan sikap oposisi antar kedua belah pihak, sampai kepada mana pihak-pihak yang terlibat memandang satu sama lain sebagai pengahalang dan pengganggu tercapainya kebutuhan dan tujuan masing-masing.

Jenis-Jenis Konflik

Konflik banyak jenisnya dan dapat dikelompokkan berdasarkan berbagai kriteria. Sebagai contoh, konflik dapat dikelompokkan berdasarkan latar terjadinya konflik, pihak yang terkait dalam konflik, dan substansi konflik.  Berikut adalah beberapa jenis konflik:

1. Konflik Personal dan Konflik Interpersonal
2. Konflik Personal, konflik yang terjadi dalam diri seorang individu karena harus memilih dari sejumlah alternatif pilihan yang ada atau karena mempunyai kepribadian ganda. Konflik ini terdiri atas, antara lain sebagai berikut:

• Konflik pendekatan ke pendekatan, yaitu konflik yang terjadi karena harus memilih dua alternative yang berbeda, tetapi sama-sama menarik atau sama baik kualitasnya. Misalnya, seorang lulusan SMA yang akan melanjutkan seklah ahrus memilih dua universitas negeri yang sama kualitasnya.
• Konflik menghindar ke menghindar, yaitu konflik yang terjadi karena harus memilih alternative yang sama-sama harus dihindari. Misalnya, seseorang yang harus memilih menjual sepeda motor untuk melanjutkan sekolah, atau tidak menjual sepeda motor, tetapi tidak melanjutkan sekolah.
• Konflik pendekatan ke menghindar, yaitu konflik yang terjadi karena seseorang mempunyai perasaan posisitif dan negative terhadap sesuatu yang sama. Misalnya, Wulan membuat surat untuk melamar pekerjaan, namun karena takut tidak diterima akhirnya surat lamaran pekerjaannya tidak jaid dikirim.

Konflik personal bisa terjadi pada diri seseorang yang mempunyai kepribadian ganda. Ia adalah seseorang yang munafik dan melakukan sesuatu yang berbeda antara perkataan dan perbuatan.

1. Konflik Interpersonal, konflik yang terjadi di dalam suatu organisasi atau konflik di tempat kerja diantara pihak-pihak yang terlibat konflik dan saling ketergantungan dalam melaksanakan pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi. Konflik yang terjadi di antara mereka yang bekerja untuk suatu organisasi – profit atau nonprofit.  Konflik interpersonal dapat terjadi dalam tujuh macam sebagai berikut:

• Konflik antarmanajer, bentuk konflik di antara manajer atau birokrat organisasi dalam rangka melaksanakan fungsinya sebagai pimpinan organisasi.
• Konflik antar pegawai dan manajernya, konflik ini terjadi antara manajer unit kerja dan karyawan di bawahnya.
• Konflik hubungan industrial, konflik yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dan para karyawannya atau dengan serikat pekerja.
• Konflik antar kelompok kerja, dalam organisasi terdapat sejumlah kelompok kerja yang melakukan tugas yang berbeda untuk mencapai tujuan organisasi yang sama. Masing-masing kelompok harus memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi, dimana kelompok-kelompok kerja tersebut saling memiliki ketergantungan.
• Konflik antara anggota kelompok kerja dan kelompok kerjanya, konflik yang terjadi dalam melaksanakan fungsi dan tugas dalam suatu tim karena perbedaan latar belakang pendidikan, agama, budaya, pengalaman dan kepribadian.
• Konflik interes, konflik yang bersifat individual dan interpersonal yang terjadi dalam diri seseorang pegawai yang terlibat konflik.
• Konflik antara organisasi dan pihak luar organisasi, konflik yang terjadi antara suatu perusahaan atau organisasi dan pemerintah; perusahaan dan perusahaan lainnya; perusahaan dan pelanggan; perusahaan dan lembaga swadaya masyarakat; serta perubahan dan masyarakat.

2. Konflik Interes, konflik ini berkaitan dengan konflik dalam diri seseorang individu dalam suatu sistem sosial (organisasi atau perusahaan) yang membawa implikasi bagi individu dan sistem sosialnya. Konflik ini secara moral merusak kepercayaan yang diberikan organisasi dan para anggotanya kepada pejabat yang melakukannya. Konflik inters biasanya terjadi dalam diri pemimpin, manajer atau pegawai karena mereka merupakan individu dengan multiposisi dan multiperan.

Konflik interes merupakan salah satu fenomena yang melatarbelakangi korupsi, kolusi dan nepotisme di Indonesia. kebijakan untuk menanggulangi konflik interes perlu disusun dan dilaksanakan secara sistematis, antara lain sebagai berikut:

1. Membaut definisi operasional mengenai apa yang disebut sebagai konflik interes sehingga bisa dideteksi dan diukur, disertai contoh-contohnya.
2. Adanya deskripsi tugas untuk setiap orang dalam organisasi dan prosedur untuk melaksanakannya.
3. Adanya prosedur untuk menyelesaikan konflik interes.
4. Adanya sanksi terhadap orang yang melakukan konflik interes.
5. Dilakukan pelatihan untuk menghindari terjadinya konflik interes dank ode etik organisasi.

Konflik interes banyak terjadi dalam pengadaan barang, jasa dan tender-tender proyek, baik di lembaga pemerintah maupun di lembaga bisnis. Untuk mencegahnya, pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah mengenai Pengadaan Barang dan Jasa. Untuk pengadaan barang dalam nilai tertetu harus dilakukan tender atau melalui e-procurement.

3. Konflik Realistis dan Konflik Nonrealistis

Lewis Coser seperti dikutip oleh Joseph P. Folger dan Marshal S. Poole (1984) mengelompokkan konflik menjadi konflik realistis dan konflik nonrealistis, yaitu:

1. Konflik realistis, terjadi karena perbedaan dan ketidak sepahaman cara pencapaian tujuan atau mengenai tujuan yang akan dicapai. Interaksi konflik memfokuskan pada isu ketidaksepahaman mengenai substansi atau objek konflik yang harus diselesaikan oleh pihak yang terlibat konflik. Metode manajemen konflik yang digunakan adalah dialog, persuasi, musyawarah, voting dan negosiasi.
2. Konflik nonrealistis, konflik ini dipicu oleh kebencian atau prasangka terhadap lawan konflik yang mendorong melakuka agresi untuk mengalahkan atau menghancurkan lawan konfliknya. Metode manajemen konflik yang digunakan adalah agresi, menggunakan kekuasaan, kekuatan dan paksaan. Konflik ini biasanya dipicu karena perbedaan agama, suku, ras, bangsa, yang sudah menimbulkan kebencian mendalam.
3. Konflik Destruktif dan Konflik Konstruktif
4. Konflik konstruktif, konflik yang prosesnya mengarah kepada mencari solusi mengenai substansi politik. Konflik jenis ini membangun sesuatu yang baru atau mempererat hubungan pihak-pihak yang terlibat konflik; ataupun mereka memperoleh sesuatu yang bermanfaat dari konflik. Pihak-pihak yang terlibat konflik secara fleksibel menggunakan berbagai teknik manajemen konflik, seperti negosiasi, give and take, humor bahkan voting untuk mencari solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.

Interaksi pihak-pihak yang terlibat konflik merupakan interaksi membangun dan makin mendekatkan jarak interaksi sosial diantara mereka dan membangun pihak-pihak yang terlibat konflik untuk mencapai objektif mereka. Di samping itu, konflik jenis ini memungkinkan interaksi konflik yang keras kembali normal dan sehat. Akhir dari konflik ini adalah antara lain win & win solution, solusi kolaborasi atau kompromi, serta meningkatkann perkembangan dan kesehatan organisasi.

1. Konflik destruktif, pihak-pihak yang terlibat konflik tidak fleksibel atau kakau karena tujuan konflik didefinisikan secara sempit yaitu untuk mengalahkan satu sama lain. interaksi konflik berlarut-larut, siklus konflik tidak terkontrol karena menghindari isu konflik yang sesungguhnya. Interaksi pihak-pihak yang terlibat konflik membentuk spiral yang panjang yang makin lama makin menjauhkan jarak pihak-pihak yang terlibat konflik.

Pihak-pihak yang terlibat konflik menggunakan teknik manajemen konflik kompetisi, ancaman, konfrontasi, kekuatan, agresi, dan sedikit sekali menggunakan negosiasi untuk mencapai win & win solution.  Berikut adalah perbedaan karakteristik dari konflik konstruktif dan konflik destruktif.

Sumber :

Wirawan. 2010. Konflik dan Manajemen Konflik: Teori, Aplikasi dan Penelitian.   Jakarta: Salemba Humanika

Christian,M.2005.Jinakkan stress.Bandung:Nexx Media

psikologi manajemen minggu ke-10

KEKUASAAN

1.      Definisi kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi. Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:

a.    Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.

b.    Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi. Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.

2.      Sumber-sumber kekuasaan

Sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven (dalam Noviyanto, ), yaitu

a.       Kekuasaan menghargai (reward power)

Kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk member penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah. (bonus sampai senioritas atau persahabatan)

b.      Kekuasaan memaksa (coercive power)

Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi kalau tidak memenuhi perintah atau persyaratan. (teguran sampai hukuman).

c.       Kekuasaan sah (legitimate power)

Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai pada batas tertentu.

d.      Kekuasaan keahlian (expert power)

Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi. (professional atau tenaga ahli

e.       Kekuasaan rujukan (referent power)

Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada indentifikasi pemberi pengaruh yang menjadi c contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi. (karisma, keberanian, simpatik dan lain-lain).

3.      Definisi pengaruh

Menurut Prayudha (2013), pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok di bujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005: 849), “Pengaruh adalah daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang atau benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang.”

4.      Pengaruh taktik organisasi

Robbins dan Judge (2008, 2:139) 9 taktik kekuasaan.

a.       Persuasi rasional, menyajikan fakta dan argumen yang logis untuk memperlihatkan bahwa sebuah permintaan itu masuk akal.

b.      Seruan inspirasional mengembangkan komitmen emosional dengan cara menyerukan nilai-nilai, kebutuhan, harapan, dan aspirasi.

c.       Konsultasi,meningkatkan motivasi dan dukungan dari pihak yang menjadi sasaran (target) dengan cara melibatkan dalam memutuskan bagaimana rencana atau perubahan akan dijalankan.

d.      Menyenangkan orang lain, menggunakan rayuan, pujian atau perilaku bersahabat sebelum membuat permintaan.

e.       Seruan pribadi, meminta kepatuhan berdasarkan persahabatan atau kesetiaan

f.       Pertukaran, memberikan imbalan kepada target atau sasaran berupa uang atau penghargaan lain sebagai ganti karena mau menaati suatu permintaan.

g.      Koalisi,meminta bantuan orang lain untuk membujuk target atau menggunakan dukungan orang lain sebagai alasan agar si target setuju.

h.      Legitimasi, mengandalkan posisi kewenangan seseorang dalam organisasi

i.        Tekanan, menggunakan peringatan tuntutan tegas, dan ancaman

SUMBER

http://rakhmadmaulanayusuf.blogspot.com/2013/11/hubungan-antara-kekuasaan-dan-pengaruh.html

http://swastapriambada.lecture.ub.ac.id/files/2013/03/modul-6-Kepemimpinan-Pengaruh-dan-Kekuasaan.pdf

http://rhamaugwisnu.blogspot.com/2013/01/wewenang-kekuasaan-dan-pengaruh_6203.html

Tugas minggu ke- 9 Psikologi Manajemen

TUGAS 9

A. Tipe-tipe Kontrol

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan Feed Back (feed back control)

Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :

1. Pengendalian karyawan (Personal control). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
2. Pengendalian keuangan (financial control). Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.
3. Pengendalian produksi (Production control). Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4. Pengendalian waktu (Time control). Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5. Pengendalian teknis (Technical control). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7. Pengendalian penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.
8. Pengendalian inventaris (inventory control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan. reksi itu harus dikenakan.

B. Kontrol Proses Manajemen

1. Perencanaan Strategi. Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.
2. Penyusunan Anggaran. Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.
3. Pelaksanaan. Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun nonkeuangan, informasi internal maupun eksternal.
4. Evaluasi Kinerja. Pestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Daftar Pustaka :

Umar, Husein. (2000). Business An Introduction. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Media.

M.Ag, Badrudin. (2013). Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta.

Hasibuan, Malayu S.P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara

Tugas Psikologi Manajemen minggu ke-8

PENGENDALIAN (CONTROLING)

1.      Definisi pengendalian

Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.

Pengendalian menurut Fayol (1916) adalah suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang.

Menurut Mockler, kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengendalikan jalan suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Langkah-langkah dalam pengendalian (controlling)

Mockler (dalam Rizqi, 2012) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

a.       Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

b.      Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

c.       Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

d.      Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

Sumber:

http://iamluckyone.blogspot.com/2011/03/sifat-sistem-pengendalian-manajemen_06.html#ixzz3J3ectQ68

Henri Fayol (1949). General and Industrial Management. New York: Pitman Publishing. pp. 107–109. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 14 November 2014

Rizqi, A, Q. (2012). Langkah-langkah dalam proses pengendalian.dari:http://arenamateribelajar.blogspot.com/2012/11/langkah-langkah-dalam-proses.html, 14 November 2014

Tugas Psikologi Manajemen Minggu ke 7

PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN (ACTUATING)

    Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

     Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.              Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.              Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.              Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

     

MENCAPAI ACTUATINGMANAGERIAL YANG EFEKTIF

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

a.      Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :

1.      Tugas itu sendiri

2.      Tugas lain yang ada hubungannya

3.      Ruang lingkup tugas

4.      Tujuan dari tugas

5.      Delegasi wewenang

6.      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7.      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

b.      Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

1.      Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

2.      Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

3.      Perintah formal dan informal

Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:

“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.

“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.

Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

c.       Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Fungsi actuating tidak terlepas dari fungsi manajemen melalui bagan dibawah ini :

1.      Penentuan Masalah

2.      Penetapan Tujuan

3.      Penetapan Tugas dan sumber daya penunjang

4.       Menggerakan dan Mengarahkan

5.      Memiliki Keberhasilan SDM

Sumber :
Robbins P. Stephens. Oranizational Behavior . New Jersey 1989
Cribbin J. James . Kepemimpinan ( Strategi mengefektifkan organisasi ). New York 1981